「あの人が退職してから仕事が止まってしまった…」
そんな経験はありませんか？
どんな会社でも退職する人はいます。
その人がどんなスキルや情報を持っていたのかを把握していないと、後々困ることになります。
今回は特定の誰かが退職しても仕事が回る会社と、止まってしまう会社の違いについてまとめました！
人が退職すると仕事が止まる工務店
人が仕事を退職することは仕方がありません。
問題なのは、仕事が止まってしまうことです。
まずは仕事が止まる理由を考えてみましょう！
仕事が人に付いている
仕事が『人』についている『属人化』という現象が、仕事が止まる原因になります。
例えば
- 見積もりはAさんしか作れない
- 現場管理はBさんしか分からない
- 顧客のやり取りはCさんしか知らない
- Excelが複雑で、作った人しか分からない
このように業務が人に紐づいている状態だと、その人が退職した途端に仕事が止まります。
こうした状態は、決して珍しいことではありません。
むしろ工務店では「よくあること」です。
理由はシンプルで、
少人数で多くの業務を回しているため、自然とその人のやり方で仕事が進むからです。
ベテラン社員ほど仕事を早く回せるため、「任せた方が早い」「あの人なら分かる」という状況が生まれます。
しかし、その状態が続くとその人がいないと仕事が進まない会社になってしまいます。
人が退職した途端に業務が止まる会社の多くは、実はこの属人化が積み重なっているのです。
業務の手順が決まっていない
社内で手順が決まっていない業務はありませんか？
同じ見積もりでも
- AさんはExcel
- Bさんは手書きメモ
- Cさんは別フォーマット
というようにやり方が統一されていない会社は、担当者が変わると仕事が止まってしまうことがあります。
人事的な異動であれば前任者に確認することもできますが、退職した人には確認が難しいです。
「なんとなく回っている」状態
忙しい工務店ほど誰が何をやっているか曖昧、
仕事の順番が決まっていない、担当者任せ、になりがちです。
普段は回っていても、1人抜けただけで現場・見積もり・発注が止まることがあります。
体調不良、家庭の事情、交通事情、自然災害。
リスクを想定していないと「なんとなく」が突然崩れます。
引き継ぎの仕組みがない
退職するときに引き継ぎがなかったり、
「このファイルに入ってます」
「多分このフォルダです」
「この業者に聞けば分かります」
という状態だと、残った人の負担が一気に増えます。
退職する側にも責任はありますが、会社側でも十分な引き継ぎの仕組み、時間を作っておかなければ、結局残っている人の作業が増え、残業や作業の遅延に繋がります。
人が退職しても回る工務店
会社の規模に関わらず、人が退職しても回る会社にはちゃんと理由があります。
今度は人が退職しても回る会社について考えてみましょう！
仕事が『人』ではなく『仕組み』に付いている
回る会社は、仕事が特定の人に依存していません。
例えば
- 見積もりは共通フォーマット
- 現場管理は同じ管理方法
- 顧客情報は全員が見られる場所に保存
このように、誰がやっても同じように進む仕組みになっています。
情報が会社に残る
回る会社では、情報が個人ではなく会社・システムに蓄積されます。
- 顧客情報
- 打ち合わせ履歴
- 図面・見積もり
- 原価情報
こうした情報が共有されているため、
担当者が変わってもすぐに仕事を引き継ぐことができます。
業務の流れが決まっている
回る会社は、仕事の進め方がある程度決まっています。
例えば
- 問い合わせ
- 現地調査
- 見積もり
- 契約
- 着工
このように業務の順番ややることが整理され、さらに会社全体で共有されていることで、
担当者が変わっても迷いません。
特別な人がいなくても回る
もちろん、経験やスキルは大切です。
しかし回る会社は
「あの人がいないとできない仕事」を作りません。
常に複数人で動くことを想定したり、業務やお客様対応の後に、全体へ共有するシステムが整っていたり。
誰かが休んでも、退職しても、
他の人が引き継げる状態になっています。
そのための手段のひとつが「DX」
こうした仕組みを作っている会社では
- 業務の整理
- 情報共有
- ツール活用
が進んでいます。
DXとは、ツールを導入することではなく、
デジタルを活用して仕事のやり方や会社の仕組みを変えることです。
その結果として、人が変わっても仕事が回る状態が生まれます。
その仕組みについて具体例で見てみましょう。
回る工務店の具体的な仕組み
人が退職しても仕事が止まらない工務店には、ある共通点があります。
それは「優秀な人が多い」ことではなく、仕事を回す仕組みがあることです。
例えば、次のような取り組みです。
① 情報を共有する仕組みがある
顧客情報、打ち合わせ内容、図面などを社内で共有しています。
担当者しか知らない情報が少ないため、別の人でも状況を把握できます。
② 業務の流れが決まっている
見積り作成、契約、着工、引き渡しまでの流れが整理されており、
「誰が担当しても同じ手順」で仕事が進むようになっています。
③ データが個人のPCだけではなく社内に共有されている
図面、資料、写真などが社内で共有されており、
「その人のパソコンを見ないと分からない」という状態を防いでいます。
④ 仕事を『見える化』している
案件の進捗や現場の状況が、社内で確認できる状態になっています。
誰が何を担当しているのかが分かるため、引き継ぎもしやすくなります。
こうした仕組みがある会社では、
仮に担当者が休んだり退職したとしても、
別の社員が状況を把握して対応することができます。
つまり、
「人に仕事がついている会社」ではなく、
「仕事に人がついている会社」になっているのです。
少人数の工務店でもできる改善
「仕組み化」と聞くと、
大きな会社が行うものだと思われがちです。
しかし実際には、
小人数の工務店ほど仕組みが重要です。
人数が少ないからこそ、誰か一人に仕事が集中すると、会社全体が止まってしまうからです。
とはいえ、難しいことを始める必要はありません。
まずは、次のような小さな改善から始めることができます。
① 情報を共有する場所を決める
顧客情報や打ち合わせ内容を、個人のメモやPCだけに残さず、
社内で確認できる場所にまとめておきます。
② 業務の流れを書き出す
契約から引き渡しまでの流れを整理し、
「どのタイミングで何をするのか」を見える形にします。
③ フォルダやデータの置き場所を統一する
図面、見積り、写真などの保存場所をルール化するだけでも、
情報を探す時間は大きく減ります。
④ よくある業務をテンプレート化する
見積りや資料などをテンプレート化することで、
誰でも同じ品質で仕事ができるようになります。
こうした改善は、
特別なシステムを導入しなくても始めることができます。
大切なのは、
「個人の頑張り」で回す会社から、
「仕組み」で回る会社へ少しずつ変えていくことです。
その積み重ねが、人が退職しても仕事が止まらない会社につながっていきます。
仕組み化を始める第一歩
人が退職しても回る会社をつくるためには、特別なことをする必要はありません。
まずは、仕事の情報を「みんなが見られる形」にすることから始まります。
誰が担当しているのか。
今どこまで進んでいるのか。
次に何をするのか。
こうした情報が共有されていれば、仮に担当者が休んだり退職したとしても、
他のメンバーが状況を把握し、仕事を引き継ぐことができます。
逆に言えば、情報が個人のメモやパソコンの中に閉じている状態では、
どれだけ優秀な人がいても会社としては回りにくくなってしまいます。
だからこそ大切なのは、
仕事を「個人の頑張り」で回すのではなく、「仕組み」で回すことです。
私たちが提供している「ヒトククリ」も、
工務店の業務を整理し、顧客情報や案件の進捗などを共有できる環境をつくることで、
こうした仕組みづくりをサポートするシステムです。
ツールを導入すること自体が目的ではありません。
本当に大切なのは、導入したあとに仕事の進め方が変わり、会社が少しずつ回りやすくなることです。
人が退職しても仕事が止まらない会社へ。
そのための第一歩として、まずは仕事の情報を整理し、共有する仕組みづくりから始めてみてはいかがでしょうか。
