あれもExcel、これもExcel…。
気づけば、現場写真の整理から日報、工程表まで、仕事の中心はいつもExcelになっていませんか？
Excelは、表計算を中心に、数字や情報を整理・管理できるとても便利なソフトです。
多くの会社で長年使われている、頼れる存在です。
ですが、Excelが「当たり前」になりすぎていると、実はもっと現場が楽になるチャンスに気付けないかもしれません。
もちろん、Excelをやめましょうという話ではありません。
大切なのは、今の自社の規模に合った「最適な付き合い方」を知ることです。
今回は工務店の業務管理においてExcelで「できること」、そして「そろそろ次のステップを考えるべき限界のサイン」について、現場目線で整理しました。
工務店が業務管理に「Excel」を使い続ける理由
Excelを扱えることが求人募集条件になっている会社は少なくありません。
工務店はもちろん、多くの業種で必須級のツールです。
「独自の計算式といえばExcel」
「昔から使っているから安心」
「他の工務店も使っているから」
こうした理由で『工務店の業務管理にExcel』を使い続けていませんか？
もちろんどんな理由でExcelを使っても問題はありません。
別のツールを導入するコストや、データを移行する手間…。
そういったことを考えても、Excelが使われることは自然なことです。
帳票作成から工程表作成まで、Excelでできること
Excelでできることは、本当にたくさんあります。
Excelでできること 例
- 大量の数値を正確かつ素早く計算する
- データをもとにグラフや帳票を作成する
- 現場で確認するための工程表を作る
- 関数やVBAを使った高度な処理を行う 等
計算や集計だけでなく、データを一覧で管理したり、グラフにして状況を見える化（可視化）したりと、Excelは工務店業務のさまざまな場面で活躍する便利なツールです。
多くの会社で、日々の業務を支える存在になっています。
操作に慣れてくると、自分たちの仕事に合わせて表の形を変えたり、計算方法を工夫したりと、現場に合った使い方ができるのもExcelの強みです。
専用の業務管理システムを導入しなくても、身近なツールでここまで幅広い工務店業務を効率化、支援できる点は、Excelならではの良さと言えるでしょう。
Excelを使っていて困ったことはありませんか？
工務店の業務効率化を進めたいとき、Excelから始めること自体は間違いではありません。
しかし、工務店の規模や現場数が増えると、Excelだけではできないことも確かにあります。
例えば――
Excelでできないこと 例
- リアルタイムで情報を共有することができない
- 入力方法のばらつきを防ぎきれない
- 業務の流れ（プロセス）を管理することができない
- 履歴管理・変更履歴の把握ができない
Excelも万能ではないので、できないこともあります。
ただ、とても柔軟なツールなので、工夫しながら使えば、かなりの範囲の業務をカバーできます。
実際、多くの現場ではExcelのおかげで仕事が回っているのも事実です。
ただし、現場スタッフや協力業者など関わる人数が増えたり、工程・発注・顧客情報のリアルタイム共有や履歴管理が必要になったりすると、Excelだけでは少し手間がかかる場面も出てきます。
もしもExcelでできないことが求められたら、その時に別のツール導入を考えてみましょう。
現場数が増えたときに直面しやすい「Excel管理の壁」
複数のExcelを別々に更新する。
シートが大量に増える。
ファイルがどんどん重くなる。
こんな状態が続けば、「そろそろ限界かも」と感じることもあるでしょう。
工務店のExcel管理がうまくいかなかったとき、どの業務プロセスが止まっているのかを理解すると、次に必要な業務管理システムや改善策が見えてきます。
もちろん新しいツールを入れたからといって、必ず成功するとも限りません。
会社の成長スピードに合わせた適切なツールの導入が必要になってきます。
Excelが限界になったのではなく、会社が成長してきたと捉えてExcelとは適切な距離感で歩んでいきましょう。
これまでExcelが仕事を支えてくれたからこそ、ここまで業務を回してこられたとも言えます。
Excel管理に不便を感じ始めたのは、受注件数や現場数・スタッフ数が増え、会社が一段階成長したサインかもしれません。
これまでのやり方を否定するのではなく、今の会社に合ったやり方を考えることが、次のステップへの第一歩になります。
私たちは、Excelをやめるのではなく、活かしながら業務全体を楽にする仕組みとして「ヒトククリ」を開発しました。
Excelと歩みながら、次の一歩へ。
そのお手伝いができるかもしれません！
工務店向けシステム「ヒトククリ」とは？Excelの良さを活かした設計
ヒトククリは、現場の仕事を楽に、そして社員に楽しく仕事をしてもらいたい想いから生まれたDX化をお手伝いしている工務店向けシステムです。
現在お使いのシステムやExcelからのデータ移行にも対応しています。
ツールを増やすのではなく、仕事の流れそのものを整えるDXをお手伝いします。
DXについては、こちらの記事でも触れています。
気になる方はぜひご覧ください。
▶「IT化とDX化は違う！」
ヒトククリとExcelを「賢く使い分ける」メリット
ヒトククリでは、これまで Excel・紙・口頭 などバラバラに管理していた情報をまとめて管理できます。
部門ごとに分かれていた情報を一つに集めることで、スタッフ間の情報の差や、「あの人しか分からない」といった状態を減らせます。
管理できる主な内容
- 顧客管理
- 活動情報・営業追客フロー
- 案件管理・業務フロー
- 工程表・発注管理
- 経理業務・書類出力
- アフター管理・イベント管理
- 専用機能の作成（自社に合った機能を追加）
できるようになること
- 工務店業務の情報を1つのシステムで共有・見える化
- 属人化やバラバラの情報を一元化しミス・ロスを削減
- コストパフォーマンスが高く、複数ツール不要で管理負担軽減
- 情報を探す手間と時間を、大きく減らす
- 登録した情報から、必要な帳票をボタンひとつで作成
- 自社フォーマットの帳票にも対応
- 外部サービスとの連携
Excelでできていたことを「まとめて」「つながる形」で管理できるのがヒトククリの強みです。
仕事の流れが見えるようになり、探す・聞く・確認する手間を減らせます。
