一目で業務内容や進捗状況が把握できる｜ONE’S STYLE NISHIKAWA

愛媛県四国中央市 ONE’S STYLE NISHIKAWAの取締役社長 福田さんとコーディネーターの半田さん、設計の井原さんにお話を聞きました。

業務は個々が自由に管理していた

ヒトククリを導入する前の業務管理はどのようにされていたのですか？

福田社長：以前は、私や現場監督が個人で現場を管理していて、その都度伝達事項ができた時には職人さんやスタッフと打合せを行っていたのでとても時間がかかっていました。

工期や業務内容に関してもそれぞれが個人的にエクセルや紙媒体で管理をしていたのですが、何かあるごとに個別で伝えて何度も何度も確認をするというようなことをしていましたね。

みんなが一様に把握できてはいなかったので、今改めて振り返ると、大変だったなと思います。

ヒトククリを導入して業務の流れは変わりましたか？

福田社長：以前は、会議で一つ一つの物件の進捗を確認したり、資料や図面を準備して共有したりと会議の時間も長くなったりしていましたが、各担当者が業務フローに打ち込んだら、一目で業務内容や進捗状況が把握できるので作業効率が劇的に変わりました。ワンズスタイルニシカワの流れに合わせてお客様情報を入力できるよう業務フローを構築をしてもらっているので、きちんと入力しておけばスタッフに共有することができ、また、何より業務の抜かりがなくなるので必然的に効率も良くなっています。

それに加えて、これまで新築やリフォームのハウスオーナー様の情報が500件ほどを紙媒体やエクセルで管理していましたが、それらも一括管理できるようになり、アフターメンテナンスに伺う際などとても重宝しています。

設計担当の井原さんはいかがですか？

井原：限られた時間の中で着工を目指して建築申請をしていくのですが、今までは社長から口頭で希望を聞くだけだったので、何か他に対応しないといけないことが起こった場合には、全体共有が出来ずにスケジュールが伸びてしまい、予定通りに進まないこともありました。

ヒトククリを導入してからは、全員が一目で期日を把握することができるので、各自が「間に合わせよう！」と意識が高まり、進めやすくなりました。

社長の頭の中を知るところからスタート

導入時に大変だと感じたことは何ですか？

半田：業務フローを作るにあたって、福田社長の頭の中にある現場の工程や作業内容を全部言葉に出してもらって、それを選り分けして構築するのが大変でした。

もともと福田社長は、現場監理をする中で手帳やCADで工程管理をしていたのですが、今は業務フローとして形にできたのでわかりやすく、便利になりました。

常にサポート担当の矢野さんにはフォローしてもらったので安心でした。

導入にあたり、オリジナル項目の設定はどんなことをご希望されましたか？

家づくりの工程や根本は、どの会社も同じだと思うので基本的な営業項目をベースとして、そこから地域に沿った内容を矢野さんに追加で作ってもらいました。

業務については、一例ですがプレカットを３回確認するなど、全スタッフが見抜かることがないように細かくチェックできる仕様にしました。
スマホやタブレットでも確認ができますので、現場や外出先でも助かっています。

プレカットを3回も確認するとはどういった内容ですか？

「プレカットを依頼」という1つのタスクで終わらさず、「依頼をする」、「図面を確認する」、「最終確認、チェックする」といったように細かくチェックを入れるように業務フローを作成しました。

経験の少ないスタッフでも業務フローの通りにやれば間違いがないので、フロー項目を作ってもらってよかったですね。

ヒトククリの活用で後工程が楽になる

お客様と打ち合わせをする際に、コーディネーターはきっちり現状を把握することができ、またミスも無くなるということですね。
それらに対してお客様の満足度に変化はありましたか？

お客様と打ち合わせをした社員がその都度きちんとデータを打ち込むことによって、内容を読んで把握した別の社員も次の打ち合わせの際に、お客様と何度も同じ確認をしなくてよくなりました。

その点でもお客様にご安心していただけていると思います。

建築会社に起こる工期のズレ防止にも役立っているようですね！

毎週木曜に行う会議で、現場のタスク確認、現場の進捗などを話合いをしますが、みんなでヒトククリをチェックし、意識を共有できるのも助かっています。

ヒトククリを使って、四半期の統括もされているとお聞きしたのですが

四半期ごとの全体会議において、施工した現場の資料をみんなでチェックするのですが、ヒトククリからどの現場にどのくらいの時間と経費がかかっているかというデータを抽出し、期間利益の可視化をすることにも活用しています。

工期の遅延は利益率を下げるので、それに対する予防にもなっています。

ヒトククリで煩雑な内容を社員みんなで共有することにより、お客様の満足度や全社員のモチベーション、会社の利益の向上にも役立つシステムとなっているのですね！

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今回のインタビューは愛媛県四国中央市で新築設計をしているONE’S STYLE NISHIKAWAさんでした！